So besetzen wir (hartnäckige) Vakanzen zuverlässig

Wie geht eine gute Personalberatung vor?

Oder in unserem Fall: Wie geht Ihr vor, wenn Ihr eine offene Stelle für uns besetzt?

Diese Frage wird uns sehr oft gestellt. Und unsere Antwort wird Sie überraschen.

Im Artikel erfahren Sie:

– Wie wir vorgehen,

– warum klassische Vorgehensweisen inklusive sogenannter Zielfirmenlisten, teilweise sogar komplett am Ziel vorbeischießen und

– wie eine gute Personalstrategie aussieht.

Lassen Sie uns Letzteres zu Beginn einmal definieren.

Das macht eine erfolgreiche Personalstrategie aus

Ziel einer erfolgreichen Personalstrategie ist es, nicht einfach einen (oder mehrere) Mitarbeiter zu finden.

Sie wünschen sich aller Wahrscheinlichkeit nicht jemanden, der einfach nur mitarbeitet, sondern jemanden, der Ihr Unternehmen voranbringt.

Ein neues Teammitglied sollte sich wirtschaftlich tragen. Das ist der Grundgedanke hinter unserer Strategie: Kommt ein neuer Mitarbeiter an Bord, so sollten sich nicht nur die Fixkosten, sondern auch Umsatz und Ertrag erhöhen.

Von diesem Gedanken aus führen wir eine Ist-Stand-Analyse durch.

Konkret bedeutet das, dass wir auf die Frage nach dem Vorgehen, immer mehrere Gegenfragen haben.

Was ist das Ziel der Besetzung?

Ist die Vakanz frisch entstanden oder schon seit Monaten unbesetzt?

Seit Monaten unbesetzt? Dann müssen wir verstehen, ob bereits gesucht wurde. Und wenn ja, wie gesucht wurde.

Über Ausschreibungen? Was war das Ergebnis dieser? Keine geeigneten Bewerberinnen und Bewerber? Oder einige ergebnislose Gespräche?

Eine gute Strategie erlaubt es uns, dort anzusetzen, wo der für Sie größte Hebel besteht. Und der ergibt sich aus dem, was bereits versucht wurde.

Manchmal liegt dieser Hebel in der Art der Ansprache.

Manchmal im Erwartungsmanagement.

Und manchmal in der Klarheit darüber, was die Rolle wirklich leisten soll.

Denn wenn Sie 3 Kandidaten ein Angebot gemacht haben und alle 3 abgelehnt wurden, müssen wir logischerweise anders ansetzen, als wenn sich überhaupt keine geeignete Persönlichkeit auf die Anzeige gemeldet hat.

Letzteres ist übrigens genau wonach wir suchen: Persönlichkeiten.

Personen, die den größtmöglichen Mehrwert bringen — gemessen an dem, was Ihre Organisation kulturell, fachlich und wirtschaftlich benötigt.

Dazu führen wir zu Beginn ein strukturiertes Eingangsgespräch. Das oberste Ziel in diesem Gespräch ist es, den für Sie größten Hebel zu erörtern.

Was muss sich verändern, wenn die Rolle erfolgreich besetzt wird?

Muss ein Projekt wirtschaftlich stabilisiert werden?

Muss ein Team neu aufgestellt werden?

Oder muss ein kurzfristiger Wegfall kompensiert werden?

Diese erste Analyse hilft uns dabei, die Suchprozesse zu priorisieren.

Dabei hilft uns unsere Spezialisierung auf die Bau- und Immobilienbranche. Denn mit dieser Spezialisierung kommt eine tiefe Marktkenntnis, dank der wir Ihnen schon im ersten Termin eine fundierte Einschätzung geben können.

Ein Beispiel:

Angenommen Sie haben eine Stelle ausgeschrieben, mehrere Kandidaten interviewt und 3 Kandidaten ein Angebot gemacht.

Wenn wir nun von vorne beginnen und Ihre Suche neu aufsetzen, vergeht mehr Zeit, als notwendig wäre. Der erste Ansatzpunkt ist in diesem Fall Ihr Angebot selbst.

Durch unsere Marktkenntnis können wir Ihnen detailliert sagen, was die Erwartungshaltung potentieller Kandidaten in dieser Rolle ist.

Wir sprechen jede Woche mit Dutzenden Kandidaten, die eine Einschätzung von uns möchten. Großer Bestandteil dieser Gespräche ist immer auch das Gehalt.

Angenommen Sie führen die gleiche Anzahl an Gesprächen und nicht eine Person ist dabei, die für ein Angebot in Frage kommt, so gibt es einen Fehler bei der Selektion. Die Selektion ist damit der erste Ansatzpunkt.

Suchprozesse priorisieren

Eine gute Strategie muss immer individuell sein.

Viele Headhunter, Personalberater oder Unternehmen selbst starten ihre Suche mit einer Zielfirmenliste. Oder mit einem Anzeigenpaket.

Doch was, wenn Ihr Wunschkandidaten gar nicht auf der Zielfirmenliste steht?

Oder die Anzeigen oder die Ausschreibung gar nicht das Thema ist?

Durch unseren Prozess konnten wir schon so manche Suche, die sich über Monate hinweg gezogen hat, innerhalb von wenigen Wochen — manchmal sogar innerhalb weniger Tage — beenden.

Auch hier hilft unsere Spezialisierung und unser Netzwerk.

Denn es ist gar nicht so selten, dass sich jemand aus dem Netzwerk optimal für eine bestehende Vakanz eignet. Oder, dass jemand eine weitere Person kennt, die dafür in Frage kommt.

Doch auch, wenn mancher Kontakt bereits besteht: Die Ansprache — der Pitch für die neue Rolle — muss trotzdem sitzen.

Die optimale Kandidatenansprache

Die optimale Kandidatenansprache ist — Sie ahnen es — genauso individuell, wie die Strategie, die dahinter steht.

Bewusst sein muss uns an diesem Punkt vor allem, dass die Wahl des Arbeitgebers keine kleine Entscheidung ist.

Je höher die zu besetzende Rolle, desto unwahrscheinlicher ist es zudem, dass potentielle Kandidaten einfach so verfügbar sind. Die gern genutzte Zielfirmenliste gibt es aus genau diesem Grund:

Auf dem freien Markt werden wir nicht fündig. Demnach listen wir potentielle Firmen, bei denen Wunschkandidaten derzeit beschäftigt sein könnte und durchstöbern diese.

Auch wenn dieser Ansatz nicht pauschal zum Ziel führt:

Die Ansprache muss widerspiegeln, dass die Person derzeit vielleicht nicht wechseln will und entsprechende Bedenken, Sorgen und Ängste nehmen.

Vor allem muss der Kontakt jedoch einen guten Grund nennen, warum man sich auf ein erstes Gespräch einlassen sollte.

Was genau ist an dieser Aufgabe reizvoll?

Warum lohnt es sich, jetzt zu wechseln – nicht in zwei Jahren?

Und was erwartet denjenigen oder diejenige wirklich, wenn er oder sie sich auf diese Rolle einlässt?

Für die eine Person geht es dabei um die Möglichkeit, mehr im Home Office sein zu können. Für die andere Person geht es um Karriereaufstiegsmöglichkeiten, weil die neue Rolle mehr Verantwortung mit sich bringt.

Für uns funktioniert dieser Ansatz deshalb so gut, weil wir die Kontaktaufnahme auf die entsprechende Person zuschneiden.

Gespräche begleiten

Ebenfalls auf Rolle und Person zuschneiden sollte man die ersten Gespräche. In manchen Fällen ist es sinnvoll, dass wir die ersten Gespräche als Vermittler übernehmen.

Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Besetzung der neuen Rolle diskret verlaufen soll.

In anderen Fällen ist es sinnvoll, wenn Sie die Gespräche direkt führen.

Ein gutes Erstgespräch folgt in beiden Fällen einem klaren Leitfaden. Zuvor klären wir, welche Informationen für uns relevant sind und, womit man bei potentiellen Kandidaten punkten kann.

Abschlüsse ermöglichen

Sobald ein Kandidat überzeugt, sorgen wir für Klarheit. Wir begleiten Vertragsgespräche, moderieren Erwartungshaltungen, geben Hinweise zum Start und sorgen dafür, dass aus einem starken Gespräch auch ein starker Einstieg wird.

Denn wenn eine passende Persönlichkeit gefunden wurde, ist Teil 1 von 2 abgeschlossen.

Nun geht es primär darum, die Person zu verstehen.

Wenn Sie schon einmal ein Angebot versendet und den Kandidaten danach verloren haben, wissen Sie, wie ärgerlich das sein kann.

Nicht selten liegt es gar nicht am Angebot selbst – sondern an der Kommunikation davor. Erwartungen wurden nicht sauber gemanagt. Entscheidungsprozesse ziehen sich. Rückfragen bleiben unbeantwortet. Oder der Ton kippt plötzlich von partnerschaftlich zu distanziert.

In dieser Phase sind Timing und Transparenz entscheidend.

Wir begleiten diese letzten Schritte deshalb eng:

Wir holen Feedback ein, spiegeln Reaktionen und gleichen Erwartungshaltungen ab.

Und wir moderieren, wo nötig – damit ein guter Eindruck nicht durch Kleinigkeiten verloren geht.

Unser Ziel ist immer, dass eine Zusage nicht auf Zufall, sondern auf Verständnis, basiert.

Nach der Entscheidung

Auch nach der Zusage endet unsere Rolle nicht. Hier stehen wir weiterhin als Ansprechpartner, Vermittler oder Sparringspartner zur Verfügung.

Denn gerade die ersten Wochen sind entscheidend, damit die neue Person nicht nur ankommt, sondern auch ihre volle Wirkung entfalten kann.

Hier ist wichtig, dass man sich einerseits bewusst macht, was die neue Person braucht, um Fuß zu fassen. Andererseits muss man sich fragen, was das Team benötigt, um die neue Person optimal integrieren zu können.

Wo muss zusätzliche Klarheit geschaffen werden? Und wie kann man den ersten Eindruck positiv unterstützen?

Diese Phase ordnen viele Unternehmen zu früh unter „erledigt“ ab. Wir nicht.

Denn eine richtig gute Besetzung zahlt sich nicht am Tag der Vertragsunterzeichnung aus. Sondern nach einigen Wochen und Monaten wenn das Team spürbar entlastet ist, Prozesse laufen und Ergebnisse sichtbar werden.

Sie möchten prüfen, welche Ideen wir für Ihren individuellen Fall haben? 

Dann sprechen Sie gerne einmal unverbindlich mit uns!

Im Gespräch können Sie uns Ihre Ziele schildern — inklusive was Sie bereits unternommen haben, um diese zu erreichen.
Wir können daraufhin — wie beschrieben — dort ansetzen, wo der für Sie größte Hebel liegt.