Cost of Vacancy: Vakanzkosten im Immobilienmanagement

Unbesetzte Schlüsselpositionen fühlen sich am Anfang oft nach einer vorübergehenden Unannehmlichkeit an.

Ein paar Aufgaben werden umverteilt, das Team zieht kurz an, Termine werden „irgendwie“ gehalten.

In der Bau und Immobilienbranche kippt genau dieses „irgendwie“ allerdings schneller als in vielen anderen Bereichen.

Sobald Schlüsselrollen fehlen, stocken Abnahmen, Abrechnungen und Abstimmungen mit Dienstleistern. Plötzlich ist nicht nur Kapazität weg, sondern auch Tempo, Qualität und Cashflow.

Ein leerer Stuhl kostet Sie mehr als Sie denken.

Umso wichtiger, dass Sie wissen,

– wo Sie mit Verlusten rechnen müssen, wenn eine Stelle vakant bleibt,

– welche Ursachen zu hohen Vakanzkosten führen und

– wie Sie finanzielle Verluste gezielt reduzieren.

Diese „Cost of Vacancy“ (CoV) zu verstehen, ist der erste Schritt zu einer belastbaren Personalstrategie.

Einer Personalstrategie, die Vakanzen reduziert, operative Kontinuität sichert und gleichzeitig sichergeht, dass immer ausreichend Bewerbungen eingehen.

Als spezialisierte Personalberatung implementieren wir solche Strategien täglich.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was 2026 funktioniert.

Was bedeutet Cost of Vacancy

Im Kern bezeichnet Cost of Vacancy alle Kosten, die durch eine unbesetzte Stelle entstehen.

Diese Kennzahl hat sich ursprünglich im Recruiting etabliert, wird inzwischen aber auch bei Bau- und Projektmanagementrollen genutzt, weil dort Verzögerungen und Ausfallzeiten besonders teuer sind.

Wie man die Cost of Vacancy konkret berechnet

Ein praktisches Modell zur Berechnung beginnt mit 3 Variablen:

Bruttojahresgehalt der Stelle, Anzahl der Arbeitstage im Jahr und Vakanzzeit.

Das Bruttojahresgehalt geteilt durch die Anzahl der Arbeitstage pro Jahr x die Vakanzzeit ist Ihre durchschnittliche Cost of Vacancy.

Zusätzlich können Sie einen Gewichtungsfaktor einbauen, der die strategische Bedeutung der Stelle einschätzt. Dieser Faktor hilft, Rollen mit hohem Einfluss auf Umsatz und Projektfortschritt besonders zu berücksichtigen.

Ein Beispiel:

Eine Bauprojektmanager-Rolle mit 80.000 Euro Jahresgehalt bleibt 150 Tage unbesetzt. Die Rolle hat den Faktor 3, weil sie einen hohen Einfluss auf das Betriebsergebnis hat.

Die Cost of Vacancy in diesem Fall belaufen sich auf über 102.000€.

Wir unterteilen diese Kosten im Immobilienbereich gerne in direkte und indirekte Kosten.

Die direkten Kosten offener Positionen im Immobilienbereich

Die offensichtlichsten Kosten entstehen durch verlorene Arbeitsleistung.

Wenn ein Objektmanager, ein Bauleiter oder ein Spezialist im Bau fehlt, entsteht sofort ein funktionaler Rückstand.

In vielen Fällen kompensieren andere Mitarbeiter diese Lücke. Die Folge sind oft erhöhte Personalkosten durch Überstunden und sinkende Effizienz.

Öfter als Sie denken führt diese Mehrbelastung zum Wegfall von weiterem Personal durch Krankheit oder sogar Kündigungen.

Parallel dazu können massiv Projektpläne leiden.

Verzögerungen in Bauphasen haben direkte finanzielle Folgen. Lieferanten erwarten Termintreue, Subunternehmer arbeiten nach fixen Zeitfenstern und Verzögerungen können zu Strafzahlungen oder verschobenen Eröffnungsterminen führen.

All das addiert sich.

Ebenso, wie der entgangene Umsatz, weil Teammitglieder einspringen, statt an eigenen Projekten zu arbeiten.

Im Property Accounting oder kaufmännischen Management sind diese Kosten besonders hoch, da sie Liquidität, Compliance und Mieterzufriedenheit direkt beeinflussen.

Wenn Nebenkostenabrechnungen verspätet oder fehlerhaft rausgehen, verschiebt sich Geld, um nur ein Beispiel zu nennen.

Im besten Fall kommen Nachzahlungen später.

Im schlechtesten Fall entstehen Rückfragen, Eskalationen, Korrekturen oder sogar nicht mehr einforderbare Forderungen aufgrund der Fristüberschreitung.

Indirekte Kosten und langfristige Effekte

Neben den direkt berechenbaren Effekten gibt es zahlreiche indirekte Auswirkungen.

Ein häufig unterschätzter Punkt ist der Produktivitätsverlust im Team. Wenn Schlüsselrollen fehlen, müssen andere Abteilungen Aufgaben übernehmen, für die sie nicht spezialisiert sind.

Das verzögert Prozesse und erhöht die Fehlerquote inklusive diverser Compliance-Risiken wie z.B. beim Stichwort CO₂-Kostenaufteilung 2026.

Schließlich entstehen Opportunitätskosten. Diese umfassen den verpassten Gewinn, den eine vollständig besetzte Organisation erwirtschaftet hätte.

Dieser kann durch weitere Projekte, oft aber auch durch mehr Effizienz und Automatisierungen entstehen.

Mit voller Besetzung hätten strategische Digitalisierungsprojekte wie SAP-RE-FX- oder Yardi-Migrationen umgesetzt werden können, die Effizienz und Automatisierung geschaffen hätten. Ihr Ausbleiben führt zu erheblichen Opportunitätsverlusten. Projekte, die eigentlich Effizienz schaffen sollten, werden so selbst zum Kostenblock.

Ursachen für hohe Vakanzkosten

Eine schnelle Besetzung qualifizierter Rollen ist im Bau- und Immobilienbereich auf eigene Faust schwieriger als in vielen anderen Branchen, weil Spezialkompetenzen gefragt sind und Bewerbermärkte knapp sind.

So dauert die durchschnittliche Besetzung einer vakanten Stelle bei Bau- und Handwerkspositionen über 200 Tage (Quelle).

Hinzu kommt:

Unternehmen, die sich in Auswahlprozessen, Interviews und administrativen Abläufen zu viel Zeit lassen, verlängern ihre Vakanzzeit ungewollt – und wenden sich häufig erst dann an uns, wenn weiteres Abwarten keine Option mehr ist.

Unser Netzwerk wird von Quartal zu Quartal größer. Und weil wir uns ausschließlich auf die Bau- und Immobilienbranche spezialisiert haben, ist dieses Netzwerk hochrelevant in einer solchen Situation.

Wir verstehen jedoch, dass es ab und zu noch schneller gehen muss.

Hier ist deshalb unser bewährtes System für Notfälle:

Operative Kontinuität sichern und CoV auf 0 reduzieren

Nicht alle Vakanzen sieht man kommen. Krankheiten, Kündigungen, Abrechnungsspitzen: Bei ARTES haben wir schon alles gesehen.

Aus diesem Grund stellen wir Ihnen innerhalb von 24-48 Stunden vorqualifizierte Interim-Manager bereit.

Diese Experten sind sofort einsatzbereit und beherrschen die relevanten Systeme (iX-Haus, Wodis, DOMUS, SAP), um das operative Geschäft stabil zu halten und die CoV auf null zu reduzieren.

Interim Manager sind die ideale Lösung für kurzfristige Ausfälle oder zeitlich limitierte Projekte mit spezieller Expertise.

Und da Interim Manager mehrmals pro Jahr vom einen zum nächsten Projekt wechseln, gehört „sich schnell einarbeiten können“ zur Jobbeschreibung.

Gleichzeitig initiieren wir den Prozess zur Gewinnung einer langfristigen Festanstellung.

Berater, wie Steffi Floß, Director Interim Management, nutzen ihr tiefes Branchenwissen, um das ideale Profil zu definieren und den Markt gezielt nach dem „Perfect Match“ zu durchsuchen.

Selbstverständlich helfen wir Ihnen in diesem Zuge auch bei der Personalplanung.

Da Sie bis hierher gelesen haben, sind wir so frei und unterstellen Ihnen, dass das Thema auch für Sie interessant ist.

Unser Angebot ist daher:

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