Ihre nächste Idealbesetzung im Bereich HR & Business Support?
Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)
Referenznr.: 17080
26.11.2025
Fakten
Altersgruppe:
Keine Angabe
Erfahrung:
Expert (15+ Jahre)
Gewünschtes Gehalt/Jahr:
60.000€
Wunschregion/Stadt:
Hessen
Kündigungsfrist/Verfügbarkeit:
4 Wochen
Aufgabenschwerpunkte / Erfahrung
Administrative und organisatorische Unterstützung des Projektteams
Schriftverkehr zwischen Objektüberwachung und Gewerken
Erstellung von Baubesprechungs-, Abnahme- und Abschlussprotokollen
Terminplanung, -koordination und -überwachung mit Gewerken und staatlichem Auftraggeber
Abwicklung und Kontrolle des VOB-Schriftverkehrs
Rechnungsprüfung nach Aufmaß sowie Nachtragsprüfung
Erstellung von Vertragsverlängerungen
Verantwortlich für Bautagebucheinträge und vollständige Projektablage gemäß QMS
Verantwortung für die gesamte Enddokumentation
Bestellwesen auf der Baustelle (PSA, IT-Ausstattung, Ausweise)
Baustellenbegehungen und Überwachung in Urlaubsvertretung des Projektleiters
Onboarding von Projektassistentinnen
Eigenständige Planung und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen der Bereichsleitung
Proaktive Steuerung und Priorisierung des Postfachs inkl. Nachverfolgung offener Themen
Zentrale Schnittstelle zu internen Teams und externen Partnern
Erstellung und Pflege von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen
Organisation und Begleitung von Veranstaltungen, Workshops und Teamevents
Erstellung und Prüfung von Reisekostenabrechnungen
Beschaffung und Verwaltung von Büro- und IT-Equipment sowie Materialbestellungen
Betreuung des On- und Offboardings inkl. Zugangs- und Equipmentverwaltung
Administrative Unterstützung der Abteilungsleiter im Tagesgeschäft
Mitarbeit an Sonderaufgaben in den Bereichen Personal und Compliance
Fachliche Stärken
Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenzkraft unter anderem als Projektassistenz in der Baubranche
Ausgeprägtes Organisationstalent
Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
Serviceorientierte Arbeitsweise
Exzellente Kommunikationsfähigkeit
Allrounderin & Teamplayer
Souveräner Umgang mit MS-Office