Die optimale Personalbedarfsplanung

Unternehmen sind dauerhaft mit unterschiedlichen Engpässen konfrontiert:

Auftragsengpässe, Mitarbeiterengpässe oder Engpässe bei der Abwicklung von Projekten, um nur ein paar Beispiele zu nennen.

Gerade für Dienstleistungsunternehmen, wie wir sie in der Bau- und Immobilienbranche betreuen, ist dieser Spagat aus der Anzahl der Aufträge und der Anzahl der Mitarbeiter sehr präsent.

Wie also sichert man den eigenen Personalbedarf?
Wie geht man sicher, dass man zuverlässig liefern kann?
Und wie geht man sicher, dass man plötzlich nicht zu viele Mitarbeiter beschäftigt?

Genau darum geht es in diesem Artikel.

Die optimale Bedarfsplanung

Die optimale Bedarfsplanung ist hochindividuell.

Nicht nur beeinflusst die eigene Auftragslage die Planung. Auch die Anzahl der Abgänge — bedingt durch die Kraft (oder das nicht Vorhandensein) der eigenen Arbeitgebermarke spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Ebenso, wie die Marktlage und die Wirkung des eigenen Marketings.

Viele Artikel zum Thema beleuchten theoretische Konzepte, wie die qualitative oder die quantitative Bedarfsplanung.

Quantitativ bedeutet, dass man die Anzahl der zukünftig gebrauchten Arbeitskräfte ermittelt.

Qualitativ bedeutet, dass man dabei erörtert, welche Fähigkeiten, Soft Skills und Qualifikationen diese Mitarbeiter mitbringen sollten.

Beides klingt in der Theorie super. Doch, wie es oft mit theoretischen Konzepten der Fall ist, stellt sich auch hier die Frage nach der konkreten Umsetzung.

Lassen Sie uns deshalb mit den offensichtlichen Methoden beginnen: 

Mutterschutz, Sabbaticals oder Ruhestände.

Mit der Mitarbeitergewinnung verhält es sich ähnlich, wie mit der Kundengewinnung:

Dann welche suchen, wenn man sie dringend braucht, ist keine gute Idee.

Sich frühzeitig damit zu beschäftigen, wer aus dem Team abspringt und für wie lange, ist zunächst sinnvoll.

Ebenso sinnvoll ist es dann, die Aufgaben dieser Person durchzugehen und, wo möglich, in SOPs (Standard Operating Procedures) zu verpacken. Denn wenn spezifisches Wissen nur im Kopf einer Person existiert, wird der Abgang schwer zu kompensieren.

Personalbedarfsplanung bedeutet vor allem:

Sichergehen, dass bestehende und neue Aufgaben jetzt und in Zukunft mit einem Maximum an Qualität erledigt werden können. Wichtig dabei sind nicht nur die Fähigkeiten und Qualifikationen des Teams. Wichtig ist vor allem, dass das entsprechende Know-How im Unternehmen bleibt — oder sogar noch ausgebaut wird.

Wege dazu sind:

Eine Datenbank mit SOPs, die verschiedene Aufgaben und deren Ausführung festhält, Schulungen für die entsprechenden Mitarbeiter inklusive einem starken Onboarding Prozess für neue Mitarbeiter und ein gewisser Reservebedarf im Unternehmen.

Brutto- und Nettopersonalbedarf

Aus dem Personalbedarf + dem Reservebedarf ergibt sich der Brutto-Personalbedarf: In welchen Bereichen wird wie viel Arbeitsleistung mit welcher Qualifikation benötigt?

Der Netto-Personalbedarf ergibt sich aus dem Bruttobedarf abzüglich aller neuen Einstellungen, dem jetzigen Bestand plus aller Abgänge.

Daraus lassen sich entsprechende Maßnahmen ableiten.

Unser Tipp ist eine 360° Personalbedarfsplanung. Mehr dazu gleich.

Strategische Personalplanung

Unsere Aufgabe bei ARTES Recruitment hat eine starke strategische Komponente.

Wir sprechen auch dann mit Unternehmen und Bewerbern, wenn wir derzeit keinen Auftrag „wittern“. Denn so entstehen Erfahrungswerte, ein hervorragendes Gefühl für die Marktsituation und ein Netzwerk, das andere Personaldienstleister nicht haben — und eines wovon unsere Kunden enorm profitieren.

Ein Teil dieses Netzwerks können Sie (anonym) in unserem Talent-Pool einsehen.

Was wir in diesen Gesprächen und in unserer Beratung immer ansprechen, ist die Frage nach den wertvollsten Aufgaben unserer Kunden. Salopp gesagt:

Welche konkreten Aufgaben sind für den Umsatz verantwortlich?
Wer ist für diese Aufgaben verantwortlich?
Wo entsteht Overhead, Ablenkungen oder zusätzliche Organisation?

Zeit „zurück kaufen“

Das Ziel ist es, sich im Kollektiv immer den wirtschaftlich wertvollsten Aufgaben zu widmen. Und im Idealfall arbeiten alle Teammitglieder dort, wo sie am besten sind.

Wenn eine führende Mitarbeiterin dem Unternehmen pro Stunde 350€ an Wert beschafft, so ist dies meist auf eine Handvoll Schlüsselaufgaben zurückzuführen:

Vertrieb, Bestandskundenpflege, Netzwerken oder beratenden Tätigkeiten beispielsweise.

Bestandteil der strategischen Überlegungen sollte nun die Frage sein, ob und wie diese Mitarbeiterin zukünftig mehr von diesen Tätigkeiten ausführen kann.

Gibt es weniger wertvolle Aufgaben, die abgegeben werden können?

Kann dafür eine Assistenz eingestellt werden?

Kann eine weitere führende Mitarbeiterin eingestellt werden, um mehr wertschöpfende Aktivitäten umzusetzen?

360 Grad° Personalbedarfsplanung

Personal — und damit verbunden die Frage nach dem optimalen Personal, qualitativ und quantitativ — sollte deshalb nie in einem Silo betrachtet werden.

Gute strategische Überlegungen betrachten das gesamte Unternehmen als „Maschine“ mit unterschiedlichen Bestandteilen, die alle in Abhängigkeit zueinander stehen.

Andernfalls läuft man Gefahr, sich zu sehr in Excel-Tabellen zu verlieren und die Ergebnisse aus der Vergangenheit in die Zukunft zu projizieren.

2 Beispiele dazu:

Angenommen 10% des Teams kündigt jedes Jahr. Einfach (und durchaus logisch) wäre es nun davon auszugehen, dass man auch in den kommenden Jahren 10% des Personals ersetzen muss.

Doch Kündigungen sind teuer.

Langfristig nachhaltiger ist es deshalb, die Gründe für die Kündigungen in die eigenen Überlegungen mit einfließen zu lassen und parallel gezielt daran zu arbeiten, dass die Kündigungsrate sinkt.

Einerseits, indem man sich mit Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung und einer Verbesserung der Arbeitskultur befasst.
Und andererseits, indem man gezielt an Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitgebermarke arbeitet.

Erinnern Sie sich an unseren Vorschlag, das Unternehmen als Maschine zu betrachten?

Marketing und Vertrieb treibt die Maschine an. Wenn Sie hier Ihre Zahlen kennen, fällt Ihnen die weitere Planung deutlich leichter.

Ein Partner, der den Markt kennt und das entsprechende Netzwerk hat, um Stellen schnell und effektiv besetzen zu können, ist für viele Unternehmen wertvoller, als eine riesige Excel-Liste mit Brutto- und Nettobedarfsplanungen.

Ein Beispiel, das in unserem Alltag in ähnlicher Form mehrmals vorkommt:

Unsere Geschäftsführerin, Bushra Nadeem, ist via LinkedIn auf ein Startup in der Bau- und Immobilienbranche aufmerksam geworden.

Da wir uns auf diese Branche spezialisiert haben, kennen wir den Markt, die Anforderungen von Top-Bewerbern sowie relevante Trends und Veränderungen in der Branche.

Über LinkedIn haben wir mitbekommen, dass dieses Startup expandiert und neue Niederlassungen eröffnet.

Weil unser Netzwerk dank der vielen proaktiven Anfragen von Bewerbern mittlerweile sehr umfassend ist, können wir Matches einfädeln und Unternehmen die Tür zu Talenten öffnen, die sie andernfalls nicht kennen lernen würden.

In diesem Fall wurden wir nicht mit einem konkreten Fall beauftragt, baten jedoch an, den Kontakt zu einer Person aus unserem Netzwerk, die super für die Position des Niederlassungsleiters geeignet wäre, herzustellen.

Nach einem ersten Kennenlernen, mehreren Folgegesprächen und unserer strategischen Unterstützung bei der Erstellung des erweiterten Business Plans, wurde im Januar diesen Jahres eine neue Niederlassung eröffnet. Die Person, die wir vorschlugen, ist nun der Niederlassungsleiter.

Das Unternehmen wäre ohne uns nicht auf diese Person gekommen. Und der Kandidat hätte das Unternehmen nicht gefunden.

A-Player, die wirklich zu einem Unternehmen passen, arbeiten oft so clever und effektiv, wie 2 durchschnittliche Mitarbeiter.

Mitarbeiterakquise leicht gemacht

Damit all das maximal erfolgreich sein kann und Sie Ihr Team mit den richtigen Talenten verstärken können, muss die Planung zwangsläufig individuell erfolgen.

Ein abschließendes und unverbindliches Angebot unsererseits ist deshalb:

Werfen Sie einen Blick auf unseren Talent Pool.

Hier listen wir (selbstverständlich anonym) einen Teil der Talente, die proaktiv auf uns zukommen, weil sie derzeit auf der Suche nach einer neuen Aufgabe sind.

Sie können somit ein Gefühl dafür bekommen, ob unser Netzwerk für Sie interessant ist. Dementsprechend groß ist Ihre Zeitersparnis, wenn Sie sich mit uns in Verbindung setzen.