In 3 einfachen Schritten den Personalbedarf ermitteln

Ihr Personal ist ein Hauptkostenfaktor im Unternehmen – aber auch einer der größten Wachstumshebel.

Denn ein starkes Team ist Motor und Voraussetzung für hohe Qualität und langfristige Wettbewerbsfähigkeit.

Wann lohnt es sich einen neuen Mitarbeiter einzustellen? Wie viele brauche ich? Und welche Kompetenzen sollte er oder sie mitbringen?

Dass sie den richtigen Personalbedarf ermitteln, hat somit direkten Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens.

Als Personalberatung wissen wir, welche Stolperfallen und Probleme das Thema mit sich bringt. Wir kennen jedoch auch die ein oder andere Lösung.

Dazu erhalten Sie in den kommenden Zeilen unseren bewährten 3-Schritte-Plan, mit dem Sie Ihren eigenen Personalbedarf ermitteln können.

Und wenn Sie bis zum Ende lesen, dann haben wir noch einen Bonus für Sie.

Personalbedarf ermitteln: Wo brauche ich neue Mitarbeiter?

Zu Beginn müssen wir herausfinden, wo neue Mitarbeiter Sinn machen – oder ob überhaupt welche benötigt werden.

Diese 3 Fragen helfen dabei:

1. Welche einfachen, aber zeitintensiven Aufgaben werden derzeit von überqualifiziertem Personal übernommen?
2. Wo sind die Schwachstellen des Unternehmens? Angenommen Ihr Umsatz verdreifacht sich im nächsten Jahr: An welchen Stellen wäre das System überfordert?
3. Was bremst Ihr Wachstum? Die Anzahl der Neukunden? Kapazität in unterschiedlichen Projekten? Welche Abteilungen sind direkt daran beteiligt?

Wenn Sie diese Fragen ehrlich beantworten, wissen Sie, wo Ihre Wachstumshebel liegen.

Damit beginnt eine zweiteilige Auswertung:

Was ist quantitativer und qualitativer Personalbedarf?

Quantitativer Personalbedarf gibt an, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, während qualitativer Personalbedarf die erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten beschreibt. Gemeinsam bilden sie die grundlegenden Säulen für effiziente Personalplanung.

Qualitative Personalermittlung

Wie sieht qualitative Personalermittlung in der Praxis aus?

Konkret bedeutet das: Genau zu definieren, welche Anforderungen an den Wunschkandidaten gestellt werden.

Die Soft-Skills spielen dabei oft eine ebenso wichtige Rolle, wie die fachlichen Kompetenzen.

Denn Ihr Kandidat sollte nicht nur über das notwendige Wissen und die Fähigkeiten verfügen, sondern auch die richtige Persönlichkeit mitbringen, um sich gut in Ihr Team zu integrieren.

Diesen Punkt können wir gar nicht oft genug unterstreichen.

Für uns ist die Unternehmenskultur ein Gefühl.

Was man spürt, wenn man das Büro morgens betritt. Ob man vor internen Zoom-Calls gestresst ist, weil man Kritik fürchtet. Oder, ob man sich freut, seine Kollegen zu sehen.

Diese Kultur — dieses Gefühl — entscheidet maßgeblich darüber, wen Sie überhaupt für Ihr Team gewinnen (und später behalten) können.

Eine Unternehmenskultur ist kein fixer Dauerzustand.

Eine Kultur wird nicht installiert, einmal pro Quartal gewartet und ansonsten läuft sie. Eine Kultur muss gelebt — und immer wieder vorgelebt — werden.

Die falsche Person mit den falschen Werten ins Team zu lassen, kann eine gute Kultur schneller ruinieren, als Ihnen lieb ist.

Wir können jedem, der einstellt, deshalb nur ans Herz legen, sich nicht nur rechtzeitig Gedanken zu den notwendigen Skills, sondern auch zu den notwendigen Soft-Skills zu machen.

Quantitative Personalermittlung

Der zweite Teil ist der quantitative Bereich: Hier geht es darum, eine klare Vorstellung davon zu bekommen, wie viele neue Mitarbeiter tatsächlich benötigt werden.

Dabei sollten Sie auch die zeitliche Komponente beachten: Wird der Mitarbeiter langfristig benötigt oder handelt es sich nur um einen kurzzeitigen personellen Engpass?

Dieser Prozess kann mit wenigen Formeln einfach berechnet werden:

Wie lautet die Formel für den Personalbedarf?

Der Personalbedarf eines Unternehmens wird durch den Bruttopersonalbedarf und den Nettopersonalbedarf bestimmt. Während der Bruttopersonalbedarf die insgesamt benötigte Anzahl an Mitarbeitenden angibt, ergibt sich der Nettopersonalbedarf aus der Differenz zwischen dem Bruttopersonalbedarf und dem fortgeschriebenen Personalbestand.

Quantitativer Personalbedarf berechnen? Mit dieser Formel ist es ganz einfach:

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – fortgeschriebener Personalbestand

Dabei berücksichtigt der fortgeschriebene Personalbestand sowohl geplante Zugänge als auch feststehende Abgänge.

• Bruttopersonalbedarf: Gesamtzahl der benötigten Mitarbeiter zur Erfüllung aller Aufgaben
• Fortgeschriebener Personalbestand: Aktueller Personalbestand + geplante Zugänge – feststehende Abgänge

Ein Beispiel: Wenn ein Unternehmen einen Bruttopersonalbedarf von 28 hat und der fortgeschriebene Personalbestand 22 beträgt, ergibt sich ein Nettopersonalbedarf von 6 neuen Mitarbeitern.

Personalbedarf ermitteln: Richtige Prioritäten setzen

Sie kennen nun die Schritte der Personalbedarfsplanung wissen für welche Bereiche Sie wie viele Mitarbeiter brauchen und welche Kompetenzen Sie erwarten.

Doch welche Stelle sollten Sie zuerst besetzen? Welche Stelle hat für Ihr Unternehmen den höchsten finanziellen Mehrwert?

Dafür gibt es 3 einfache Bewertungskriterien: Versehen Sie jede Position mit einer Nummer auf der Skala 1 bis 3.

1. Wie viel Geld erwirtschaftet die Person? (Ein Vertriebsmitarbeiter erwirtschaftet potentiell mehr als ein Projektmanager)
2. Wie viel Zeit spart die Person? (1 = wenig, 3 = viel)
3. Wie hoch ist das Gehalt der Person? (1 = hohes Gehalt, 3 = niedriges Gehalt)

Addieren Sie zum Schluss die Werte zusammen: Je höher das Ergebnis, desto größer ist der wirtschaftliche Nutzen des Mitarbeiters für Ihr Unternehmen.

Maßnahmenkatalog

Aus der Analyse Ihres Unternehmens können Sie einen Maßnahmenkatalog mit klaren Handlungsschritten ableiten:

In welchen Bereichen brauchen Sie neue Mitarbeiter? Benötigen Sie neue Kompetenzen oder bestimmte Erfahrungen?

Hierbei sollten Sie die Fluktuationsrate in Ihre Planung miteinbeziehen und Entscheidungen auf Basis der Vision des Unternehmens fällen.

Fazit

Die Personalbedarfsplanung ist ein fortlaufender Prozess!

Der Ist-Zustand sollte Unternehmen idealerweise zu jedem Zeitpunkt bekannt sein und die Personalplanung sollte immer an verändernde Situationen oder neue Ausrichtungen angeglichen werden.

Sie haben aktuell keine Kapazitäten, um eine Bedarfsanalyse vorzunehmen oder das passende Personal zu finden?

Für eine professionelle Analyse Ihrer Mitarbeiterstruktur und eine wirtschaftliche Auswertung setzen Sie sich gerne mit uns in Kontakt. Ein erstes Analyse-Gespräch ist selbstverständlich immer unverbindlich.

Seit vielen Jahren helfen wir bei ARTES Unternehmen aus der Bau- und Immobilienbranche bei der optimalen Personalplanung und besetzen dabei auch anspruchsvolle Positionen in kurzer Zeit.

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