Was kostet ein Headhunter?

Die besten Fach- und Führungskräfte einer Branche lesen selten Stellenanzeigen.

Gleichzeitig suchen Unternehmen händeringend nach Menschen, die Verantwortung übernehmen, Probleme lösen und das Unternehmen voranbringen können. Trotz — oder gerade wegen — der wirtschaftlichen Unsicherheit.

Das bedeutet, dass diese Menschen Auswahl haben.

Die meisten sind fest angestellt, verantworten laufende Projekte und haben keinen Grund, aktiv nach einem neuen Job zu suchen.

Wer einen neuen CFO sucht, findet diesen nicht bei Indeed. Manche Unternehmen landen hier ab und zu mal einen Glückstreffer.

Die verlässliche Route geht jedoch über eine starke Arbeitgebermarke oder über einen Headhunter.

Wenn Bewerber Ihr Unternehmen als eines der Top-Unternehmen der Branche wahrnehmen, erhalten Sie automatisch einen regelmäßigen Strom an eingehenden Bewerbungen.

Ein Headhunter ersetzt die fehlende Bekanntheit eines Unternehmens durch Prestige und ein Netzwerk, das intern so nicht mal eben nachzubilden ist.

Das hilft Ihnen immer dann, wenn eine Position zu spezifisch, zu wichtig oder zu vertraulich für eine öffentliche Ausschreibung ist.

In diesem Artikel klären wir deshalb 3 Folgefragen:

Wie hoch sind die Headhunter Kosten konkret?
Ab wann lohnt sich diese Investition?
Und auf welche Besonderheiten sollten Sie achten, um das gewünschte Ergebnis am Ende auch zu erhalten?

Headhunter Kosten im Überblick: Was Sie pro Position einplanen sollten

Headhunter und Personalberatungen berechnen ihr Honorar fast immer als Prozentsatz des Zieljahresgehalts.

In dieses Gehalt fließen in der Regel das Fixum, variable Anteile bei Zielerreichung, teilweise auch ein Dienstwagen ein. Die Bemessungsgrundlage ist also meist höher als das reine Grundgehalt.

Welcher Prozentsatz am Ende gilt, hängt vor allem von der Ebene der Position ab. Die folgende Tabelle zeigt typische Größenordnungen für Rollen aus der Bau- und Immobilienwirtschaft:

Property Manager: 65.000€, Honorar bei 30% 19.500€

Bauleiter: 80.000€, Honorar bei 30%: 24.000€

Asset Manager Immobilien: 95.000€, Honorar bei 30%: 28.500€

Niederlassungsleiter Bau 130.000€, Honorar bei 30%: 39.000€

Geschäftsführer Projektentwicklung: 180.000€, Honorar bei 30%: 54.000€

Die tatsächlichen Gehaltsbänder schwanken je nach Region, Unternehmensgröße und Erfahrung deutlich.

In unserem Talent-Pool finden Sie ausgewählte Talente, die derzeit auf der Suche nach einer neuen Aufgabe sind. Gehaltsvorstellung inklusive.

Die Faustregel: Je spezifischer und je höher die Position, desto eher liegt das Honorar im oberen Bereich der Spanne.

Auf den Grund dafür haben wir zu Beginn bereits hingedeutet.

Für den neuen CFO oder eine Geschäftsführung kommen bundesweit oft nur wenige Dutzend Personen infrage. Die meisten davon sind fest angestellt, erfolgreich und suchen nicht aktiv. Diese Menschen zu finden, anzusprechen und für ein Gespräch zu gewinnen, ist nicht im Ansatz mit einer Junior Position in der Bauleitung zu vergleichen.

Die Höhe des Honorars ist allerdings nur die halbe Antwort. Genauso wichtig ist, wann und wofür Sie bezahlen.

4 Honorarmodelle im Headhunting und in der Personalberatung

Am Markt haben sich 3 Modelle durchgesetzt. Die Reihenfolge folgt dem Grad an Verbindlichkeit: Vom losesten zum engsten Auftrag.

1. Erfolgshonorar (klassische Personalvermittlung)

Sie zahlen nur, wenn ein Arbeitsvertrag zustande kommt. Vorher entstehen für Sie keine Kosten.
Das klingt nach dem geringsten Risiko.

Tatsächlich trägt das Risiko aber der Vermittler — und das prägt oft seine Arbeitsweise.

ARTES Recruitment ist kein Headhunter im klassischen Sinne. Als Personalberatung haben wir eine enge Bindung zu unseren Kunden, unterstützen früh und arbeiten oft mit Kunden, weil wir explizit empfohlen wurden.

Das haben wir unserer Spezialisierung und unserem Netzwerk zu verdanken. Rund 25 Berater führen pro Woche 10-20 ergebnisoffene Gespräche.
Die meisten Berater sind bereits 15 Jahre in der Branche. So kommt ein Netzwerk zustande, das sich nicht einfach mal so replizieren lässt.

Die klassische Herausforderung bei diesem Abrechnungsmodell ist jedoch:

Ein Headhunter weiß hierbei nie, ob sich der Aufwand auszahlt.

Pro Suche wird deshalb auch nicht so viel investiert. Man greift auf Kandidaten zurück, die ohnehin gerade einen Job suchen: Aus der eigenen Datenbank oder man sucht auf Jobportalen.

Dazu kommt der Zeitdruck. Viele Unternehmen beauftragen mehrere Vermittler parallel. Das Honorar bekommt, wer den späteren Kandidaten zuerst vorstellt.

Also verschicken Vermittler Lebensläufe so früh wie möglich — und oft an mehrere Unternehmen gleichzeitig.

Für Sie hat das 2 problematische Folgen:

Sie sehen vor allem aktiv suchende Kandidaten. Also genau die Menschen, die sich auch auf Ihre eigene Stellenanzeige beworben hätten.

Sie konkurrieren um dieselben Profile. Der Kandidat, der Ihnen gefällt, steckt oft schon in 2 oder 3 anderen Bewerbungsprozessen.

Für Positionen mit großem Bewerbermarkt funktioniert das. Dort gibt es genug aktiv suchende Fachkräfte.

Bei einer spezialisierten Führungsposition funktioniert dieser Mechanismus nur, wenn Sie nicht mehrere Personalberatungen oder Headhunter gleichzeitig ins Rennen schicken.

2. Suchauftrag mit Ratenzahlung (Retained Search)

Das Honorar teilt sich meist in 3 Raten auf: Bei Auftragserteilung, bei Vorstellung der Shortlist und bei Vertragsunterschrift.

Der Headhunter arbeitet dafür exklusiv an Ihrer Position. Er analysiert den Markt, spricht passende Kandidaten gezielt an und stellt Ihnen eine kleine Auswahl von meist 3 bis 5 geprüften Personen vor.

Via Direktansprache werden so Fach- und Führungskräfte erreicht, die gar nicht auf Stellenanzeigen reagieren.

3. Pauschalhonorar

Einige — gerade neuere — Beratungen bieten einen festen Betrag pro Suche an, unabhängig vom späteren Gehalt. Das schafft Planungssicherheit im Budget, ist jedoch auch unabhängig vom Ergebnis und Erfolg der Suche.

Aus diesem Grund bieten wir bei ARTES Recruitment kein Pauschalhonorar an.

4. Executive Search

Executive Search ist die intensivste Form der exklusiven Suche. Sie kommt für die oberste Führungsebene zum Einsatz — Geschäftsführung, Vorstand oder Niederlassungsleitung — und sie wird bei ARTES Recruitment nur von ausgewählten Beratern umgesetzt.

Denn wenn für eine offene Rolle überhaupt nur 5 Personen infrage kommen, sprich sich ein unbedachter Anruf schnell herum.
Executive Search läuft deshalb vollständig verdeckt ab.

3 Schritte unterscheiden sie von einer gewöhnlichen Suche:

Der Berater erfasst zuerst alle Personen, die für die Position infrage kommen, darunter auch bei direkten Wettbewerbern.

Kandidaten erfahren Ihren Unternehmensnamen erst, wenn echtes Interesse an einer neuen Aufgabe und den bisherigen Beschreibungen der vorgestellten Rolle besteht.

Neben der Fachkompetenz zählt vor allem der Führungsstil, die Werte und der Fit zu Gesellschaftern und Team.

Das Honorar folgt in der Regel der Logik der Retained Search, also in Raten. Wegen des höheren Aufwands liegt es meist im oberen Bereich der Spanne aus der obigen Tabelle.

Gerade hier kommt uns unsere Spezialisierung zu Gute.

Bei ARTES Recruitment wissen wir, wer bei welchem Projektentwickler gerade die Weichen stellt, finden so die richtigen Personen schneller und können zu Beginn ansprechen, was die Person interessiert.

Personalvermittlung vs. Zeitarbeit

Dieser Vergleich ist einen kurzen Abschnitt wert, denn Personalvermittlung und Zeitarbeit sind 2 vollkommen verschiedene Ansätze und Leistungen.

Im Rahmen der Zeitarbeit bleibt die Person beim Dienstleister angestellt. Sie zahlen einen laufenden Stundensatz.

Headhunter und Personalvermittler dagegen besetzen eine Stelle in Ihrem Unternehmen dauerhaft — das Honorar fällt einmalig an.

Ähnlich funktioniert auch die Kostenlogik bei Übergangslösungen. Wie Tagessätze im Interim Management zustande kommen, lesen Sie in unserem Artikel „Was kostet ein Interim Manager?“.

Was die Headhunter Kosten nach oben oder unten treibt

2 Positionen mit identischem Gehalt können unterschiedlich viel kosten. Diese Faktoren bestimmen den Aufwand einer Suche am stärksten:

Die Größe des Kandidatenmarkts:

Einen Projektleiter für Wohnungsbau in einer Metropolregion finden Sie leichter als einen TGA-Spezialisten für Rechenzentren im ländlichen Raum.

Diskretion:

Soll der aktuelle Stelleninhaber noch nichts von der Nachbesetzung erfahren, fällt jede öffentliche Ausschreibung weg. Die Suche läuft dann ausschließlich über Direktansprache. Das ist aufwendiger, viele Dienstleister fallen aus der Auswahl heraus.

Wechselbereitschaft der Zielgruppe:

Gute Bauleiter haben volle Auftragsbücher und bekommen regelmäßig Angebote. Ein Wechsel muss für sie mehr bieten als ein paar Tausend Euro mehr Gehalt.

Ihre Rahmenbedingungen: 

Ein klares Anforderungsprofil, ein realistisches Gehaltsband und schnelle Rückmeldungen im Prozess verkürzen jede Suche.

Achten Sie im Angebot außerdem auf die Nachbesetzungsgarantie. Seriöse Beratungen suchen kostenfrei erneut, wenn die neue Person innerhalb einer festgelegten Frist das Unternehmen verlässt. Üblich sind 3 bis 6 Monate.

Diese Garantie sagt viel darüber aus, wie sicher sich ein Headhunter seiner Auswahl ist.

Die Gegenrechnung: Was Sie eine offene Stelle kostet

Das Honorar ist eine sichtbare Zahl auf einer Rechnung. Die Kosten einer offenen oder falsch besetzten Stelle tauchen dagegen in keiner einzelnen Rechnung auf.

Sie verteilen sich auf Projektverzögerungen, Überstunden und verlorene Aufträge.

Stellen Sie sich vor, Sie suchen einen Bauleiter mit einem Jahresgehalt von 80.000 Euro.

Sie schalten zwei Stellenanzeigen auf spezialisierten Portalen. Das kostet schnell einen mittleren vierstelligen Betrag. Nach drei Monaten liegen 40 Bewerbungen vor, davon 2 brauchbare. Eine Person sagt ab, die andere beginnt nach weiteren 3 Monaten Kündigungsfrist.

Die Stelle bleibt also ein halbes Jahr unbesetzt.

In dieser Zeit verteilen sich die Projekte auf die übrigen Bauleiter. Die Folgen kennen Sie vermutlich aus eigener Erfahrung:

– Abnahmen verschieben sich, Nachträge bleiben liegen, Mängel fallen später auf.
– Erfahrene Kollegen arbeiten dauerhaft über der Belastungsgrenze — und schauen sich selbst nach Alternativen um.
– Neue Projekte nehmen Sie im Zweifel gar nicht erst an.

Verantwortet ein Bauleiter ein Projektvolumen von mehreren Millionen Euro, reicht schon eine Vertragsstrafe oder ein verlorener Folgeauftrag, um das Honorar eines Headhunters um ein Vielfaches zu übersteigen.

Noch teurer wird eine Fehlbesetzung.

Arbeitgeberkosten von rund 100.000 Euro im Jahr bedeuten bei einer Trennung nach der 6-monatigen Probezeit etwa 50.000 Euro. Wohlgemerkt für eine Person, die nicht passte. Dazu kommen Einarbeitungszeit, verlorene Monate im Projekt und eine neue Suche von vorn.

Ein Honorar von 24.000 Euro wirkt in dieser Rechnung plötzlich überschaubar.

Die entscheidende Frage lautet deshalb: Was kostet Sie jeder weitere Monat ohne die richtige Person?

So erkennen Sie, ob ein Headhunter sein Honorar wert ist

Bevor Sie einen Auftrag vergeben, lohnt ein kurzer Abgleich.

Diese 5 Fragen helfen Ihnen, Headhunter-Angebote zu vergleichen, sortiert nach ihrer Bedeutung für das Ergebnis:

1. Kennt die Beratung Ihre Branche?

Wer Ihre Branche und alle großen Player darin kennt und versteht, hat einen immensen Vorteil. Gerade bei wichtigen, höherrangigen Positionen ist das Feingefühl, das dadurch entsteht, immens wichtig.

2. Wie läuft die Suche konkret ab?

Fragen Sie nach Suchkanälen, Anteil der Direktansprache und Zeitplan bis zur Shortlist.

3. Wie viele Kandidaten stellt sie Ihnen vor?

3 bis 5 geprüfte Profile sind ein gutes Zeichen. 30 ungefilterte Lebensläufe verlagern die Arbeit zurück zu Ihnen.

4. Ist die Honorarstruktur transparent?

Bemessungsgrundlage, Raten und Nebenkosten gehören schriftlich ins Angebot.

5. Welche Garantie gibt es?

Frist und Umfang der Nachbesetzungsgarantie zeigen, wie viel Verantwortung die Beratung für ihr Ergebnis übernimmt.

Die erste Frage können Sie oft schon vor dem ersten Gespräch beantworten. Ein Blick auf die Kandidaten, mit denen eine Beratung arbeitet, zeigt, wie tief sie im Markt verankert ist.

Wenn Sie wissen möchten, welche Fach- und Führungskräfte in der Branche derzeit wechselbereit sind, werfen Sie einen Blick in unseren Talent-Pool.

Eine ehrliche Einschätzung für Ihre Position

Was ein Headhunter kostet, lässt sich mit einer Prozentzahl schnell beantworten.

Ob sich die Investition lohnt, hängt dagegen von Ihrer konkreten Position ab: Vom Kandidatenmarkt, vom Gehaltsband und davon, was Sie jeder Monat ohne Besetzung kostet.

Diese Rechnung machen wir gern gemeinsam mit Ihnen auf.

In einer unverbindlichen Erstberatung schauen wir auf Ihre offene Stelle und geben Ihnen eine Einschätzung zu Marktlage, realistischem Gehaltsband und Honorar.

Da wir komplett ergebnisoffen mit Ihnen sprechen, können Sie in diesem Gespräch nur gewinnen — auch wenn Sie die Stelle am Ende selbst besetzen.